REGLAMENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA
FONDO DE EMPLEADOS DE COOPIDROGAS
FECOPI
ACUERDO No.001 DE 2014
Por el cual se modifica el Reglamento de la Junta Directiva del Fondo de Empleados de Coopidrogas ¨FECOPI¨.
La Junta Directiva del Fondo de Empleados de Coopidrogas ¨Fecopi¨, en uso de sus atribuciones Legales y Estatutarias y,
CONSIDERANDO
Que el Artículo 53º. Literal 4 del estatuto del Fondo de Empleados de COOPIDROGAS consagra dentro de las facultades y atribuciones de la Junta Directiva, la de dictarse su propio Reglamento
ACUERDA
CAPITULO I
COMPOSICION, INSTALACION, SEDE Y CONVOCATORIA
ARTICULO 1º. COMPOSICION. La Junta Directiva estará integrada por siete (7) miembros principales y tres (3) miembros suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General para un período de Dos (2) años.
ARTICULO 2º. REMOCION. Los miembros de la Junta Directiva serán removidos de su cargo por las siguientes causales, señaladas en el Estatuto:
1. Por la pérdida de su calidad de Asociado.
2. Por no asistir a tres (3) sesiones continuas de la Junta Directiva sin causa justificada a juicio del mismo organismo.
3. Por quedar incurso en alguna de las incompatibilidades establecidas en el Estatuto.
4. Por declaración de inhabilidad que efectúe la entidad gubernamental correspondiente.
5. Por graves infracciones ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo de miembro de la Junta Directiva.
PARAGRAFO: La remoción de los miembros de la Junta Directiva corresponderá decretarla a esta, con el voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de sus miembros, previa comprobación de la causal, salvo la señalada en el numeral cinco (5) cuya decisión será exclusivamente competencia de la Asamblea General.
ARTICULO 3º. INSTALACION. La Junta Directiva se instalará por derecho propio con posterioridad a su elección efectuada por la Asamblea General.
En el caso de los nombramientos de los miembros de los órganos de administración, control y vigilancia de las entidades que no ejercen actividad financiera, los cuales no requieren tomar posesión previa de sus cargos ante la Superintendencia, la inscripción ante la Cámara de Comercio tiene efectos simplemente “declarativos”, pues estas personas pueden ejercer sus funciones a partir del nombramiento o designación por el órgano competente de la entidad, el cual se rige como acto constitutivo, igualmente, el efecto declarativo de la inscripción, en este caso, es para fines de publicidad, esto es, para que sean oponibles dichos actos frente a terceros ( título quinto Capítulo séptimo Numeral 2, de la Circular Básica Jurídica SES).
ARTICULO 4º. LUGAR DE REUNION. La Junta Directiva por regla general sesionará en las oficinas del Fondo de Empleados de Coopidrogas, salvo que, por acuerdo previo de sus miembros claramente establecido, y en forma ocasional decidan reunirse en lugar diferente.
ARTICULO 5º. CITACION. La Junta Directiva será citada por el presidente o secretario, sesionará con la asistencia de sus miembros principales y suplentes, los primeros actuarán con voz y voto, los segundos con voz, pero sin voto. Todos los miembros de la Junta Directiva serán citados previamente. A las sesiones de la Junta Directiva deberá concurrir el Gerente y el Revisor Fiscal.
ARTICULO 6º. CALENDARIO DE REUNIONES: Al instalarse, la Junta Directiva acordará el calendario de reuniones ordinarias con su horario, para el respectivo periodo y el cual establecerá como mínimo una reunión mensual. Adoptado este, el secretario lo entregará por escrito a cada miembro para su seguimiento, sin perjuicio de que se produzcan las citaciones previas a cada reunión.
Por razones ampliamente justificadas, la Junta Directiva podrá alterar parcialmente el calendario y horario de reuniones ordinarias, dicha determinación se notificará a los interesados por lo menos con veinticuatro (24) horas de anticipación a la fecha y hora previstas inicialmente, tal verificación se podrá hacer siempre y cuando no se cancele la reunión prevista.
ARTICULO 7º. CONVOCATORIA: La convocatoria para sesiones ordinarias será hecha por el presidente o secretario de la Junta Directiva, por el Revisor Fiscal o en su defecto por el Gerente, indicando día, hora y lugar de la reunión.
La convocatoria a las reuniones extraordinarias las podrá hacer el presidente de la Junta Directiva, el Revisor Fiscal o en su defecto el Gerente, esta convocatoria deberá efectuarse y notificarse con una antelación no menor de veinticuatro (24) horas y con indicación del temario objeto a la sesión, sin que esta pueda ocuparse de otros temas diferentes al temario del llamado extraordinario, y con aprobación de los directivos presentes en la misma.
CAPITULO II
JUNTA DIRECTIVA- FUNCIONES- SECRETARIADO-
COMITES ESPECIALES
ARTICULO 8º. DESIGNACIONES. Instalada la Junta Directiva, designará entre sus miembros principales, Un Presidente, Un Vicepresidente y Un Secretario para el respectivo periodo.
El vicepresidente será elegido en la misma sesión en que se elija al presidente y reemplazará a este en sus ausencias temporales o definitivas.
PARAGRAFO. La Junta Directiva cuando lo estime conveniente, en cualquier momento, puede cambiar sus dignatarios.
ARTICULO 9º. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA. Son funciones del presidente:
1- Presidir y ordenar las sesiones de la junta y todos los actos solemnes del Fondo de Empleados.
2- Suscribir con el secretario los Acuerdos, Resoluciones y Actas de la Junta Directiva.
3- Cumplir y hacer cumplir el presente Reglamento.
4- Hacer que los directivos concurran puntales y asiduamente a las reuniones y vigilar, con el concurso del secretario el registro que se lleve para comprobar la asistencia.
5- Promover los nombres de las personas para integrar los comités establecidos en el Estatuto o creados por la Asamblea General o la Junta Directiva, así mismo coordinar la integración de las comisiones especiales que fueren necesarias.
6- Dirigir el debate interno de las sesiones de la Junta Directiva e impedir que se aparten de los temas objeto de las mismas y orientarlas con discreción y ecuanimidad.
7- Requerir los Comités y Comisiones designadas para que se presenten los informes de las tareas que se les hayan encomendado.
8- En general, ejercer las demás atribuciones que le asigne la Junta Directiva o los Reglamentos.
ARTICULO 10º. DESIGNACION DEL SECRETARIO DE JUNTA DIRECTIVA. El Secretario de la Junta Directiva será el mismo que haga las veces en el Fondo de Empleados.
Corresponde a la Junta Directiva autorizarle a su secretario, el uso de los medios o instrumentos auxiliares que requiera para desempeñar su labor, tales como auxiliares, instrumentos de grabación o similares. En todo caso, corresponde al secretario, garantizar el máximo de prudencia y cuidado en el uso de los auxiliares o medios para el desempeño de su trabajo.
ARTICULO 11º. FUNCIONES DEL SECRETARIO. Son funciones del secretario.
1- Tramitar la convocatoria a sesiones y efectuar las citaciones a que haya lugar.
2- Elaborar oportunamente las Actas de las reuniones, en forma sucinta, pero sin restarle significado a los puntos objeto de las deliberaciones y acuerdos.
3- Firmar las Actas, los Acuerdos, las Resoluciones, junto con el presidente y dar fe de los mismos.
4- Responsabilizarse de la preparación o recepción de las proposiciones, proyectos, correspondencia y otros documentos que deban ser conocidos y considerados por la Junta Directiva.
5- Enviar al organismo correspondiente, los informes, actas y documentos que sean pertinentes.
6- Colaborar con el presidente de la Junta Directiva en la elaboración de la correspondencia que deba ser firmada por este último como consecuencia de las labores de la Junta Directiva.
7- Enviar la documentación que se acuerde, a todos los Directivos y demás asistentes de las mismas.
8- Las demás que le asigne la Junta Directiva.
ARTICULO 12º. COMISIONES. Independientemente de elegir los Comités Estatutarios, la Junta Directiva para el mejor cumplimiento de sus funciones, podrá integrar Comisiones permanentes o transitorias que se encarguen del estudio de asuntos específicos.
Los informes de las comisiones deberán ser presentados por escrito.
CAPITULO III
FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
ARTICULO 13º. FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA. La Junta Directiva, de conformidad con lo previsto en el Artículo 53º. Del Estatuto del Fondo de Empleados de Coopidrogas tendrá las siguientes funciones:
1. Adoptar su propio reglamento y elegir a sus dignatarios.
2. Cumplir y hacer cumplir la ley, el estatuto, los reglamentos y mandatos de la Asamblea General.
3. Implementar los planes y programas de desarrollo de FECOPI, buscando que se preste el mayor servicio posible a los asociados y el desarrollo armónico del mismo.
4. Estudiar y adoptar el proyecto de presupuesto del ejercicio económico que presente a su consideración la Gerencia y velar por su adecuada ejecución.
5. Expedir las normas que considere convenientes y necesarias para la dirección y organización de FECOPI y el cabal logro de sus fines.
6. Expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios, así como intereses, los plazos. formas de pago y gastos de administración de las obligaciones que surjan de la prestación de los mismos.
7. Aprobar la estructura administrativa, la planta de cargos de FECOPI, los niveles de remuneración y fijar las pólizas de manejo cuando a ello hubiere lugar.
8. Convocar a la Asamblea General Ordinario y Extraordinaria y presentar el proyecto de orden del día y reglamento de la misma.
9. Nombrar y remover al Gerente y a su suplente.
10. Autorizar al Gerente en cada caso cuando deba realizar operaciones que excedan sus atribuciones y para comprar, vender, permutar, gravar, arrendar, o tomar en arriendo bienes inmuebles a nombre de FECOPI.
11. Decidir sobre el ejercicio de acciones judiciales y autorizar al Gerente para cualquier litigio que tenga FECOPI.
12. Examinar los informes que le presente la Gerencia, pronunciarse sobre ellos y sobre los demás informes que solicite de otros asociados directivos que considere convenientes; así como conocer las mociones, medidas requeridas y pronunciamientos de la Revisoría Fiscal y la Junta Directiva.
13. Aprobar el ingreso o retiro de los asociados; imponerles las sanciones que le corresponden de acuerdo al presente estatuto y los reglamentos y decretar su exclusión.
14. Aprobar o improbar los estados financieros intermediarios que se someten a su consideración.
15. Resolver sobre la afiliación a otras entidades, o sobre la participación en la constitución de nuevas.
16. Organizar los comités permanentes y comisiones y transitorias que sean de su competencia, reglamentar su funcionamiento y designar los miembros de los mismos.
17. Señalar las características de los seguros que deben amparar los bienes y las actividades de FECOPI y fijar cuantía y condiciones de las pólizas de manejo que deben constituir el Gerente y quienes desempeñan cargos de responsabilidad y manejo.
18. Informar a los asociados de manera periódica sobre su gestión administrativa, financiera, económica y social.
19. Rendir en forma independiente o en asocio con el Gerente informes a la Asamblea General sobre las labores realizadas durante el ejercicio y presentar un proyecto de destinación de los excedentes si los hubiere.
20. En general ejercer todas aquellas funciones que le correspondan y que tengan relación con la dirección permanente de FECOPI, no asignadas expresamente a otros órganos por la ley o por el presente estatuto.
CAPITULO IV
DE LAS SESIONES
ARTICULO 14º. SESIONES De conformidad con lo establecido en este reglamento, las sesiones de la Junta Directiva serán presididas por el presidente o el Vicepresidente, y a falta de estos presidirá un miembro principal.
Las Sesiones serán de dos (2) clases:
Ordinarias: son aquellas que se ocupan de desarrollar las funciones de la Junta Directiva en forma normal y periódica, conforme el calendario que para el efecto se adopte.
Extraordinarias: son aquellas que se efectúan para tratar asuntos de extrema urgencia o gravedad, que no permiten esperar su estudio y consideración en reunion ordinaria.
ARTICULO 15º. QUORUM. Constituye quórum para deliberar y tomar decisiones válidas, la asistencia de por lo menos cuatro (4) miembros principales o suplentes numéricos. En caso de que el principal llegue después de iniciada la reunión, al suplente le corresponde reemplazarlo hasta cuando se decida sobre el punto tratado en el momento de la llegada del miembro principal.
ARTICULO 16º. DECISIONES. Las decisiones de la Junta Directiva por regla general se adoptarán por la mayoria simple de votos. Cuando por decisión se adopte con el mínimo del quórum de liberatorio, esta necesariamente tendrá que ser unánime.
Lo resuelto regirá a partir del momento en que se adopte la decisión, salvo que expresamente se acuerde su vigencia posterior. Cuando sea necesario y por solicitud de alguno de sus miembros, se decidirá sobre la adopción del voto secreto.
ARTICULO 17º. ORDEN DEL DIA. Al iniciar la sesión, el presidente someterá a consideración el Orden del Dia, una vez adoptado, la reunion deberá acogerse a él rigurosamente, y solo por razones ampliamente justificables y con la aprobación unánime de los miembros principales, podrá ser alterado o suprimido alguno de los puntos anteriores.
ARTICULO 18º. DELIBERACIONES. En las deliberaciones de la junta Directiva participarán los miembros principales o en ausencia de estos los suplentes, y se procurará que las decisiones se tomen en consenso, sin embargo, en razon de la necesidad de agilizar el debate o introducirle orden al mismo, el presidente podrá limitar las intervenciones de los miembros.
En todo caso, solo votarán y aprobarán las decisiones los miembros principales o el suplente numérico en caso de ausencia de éste.
ARTICULO 19º. INTERVENCIONES. Las intervenciones de los asistentes a las sesiones ordinarias o extraordinarias deberán concentrarse a los asuntos que se estén discutiendo. La sesión se regirá por los procedimientos y técnicas del debate usualmente aceptadas y garantizando la participación democrática de los miembros de la Junta Directiva.
El Revisor Fiscal, el Comité de Control Social y el Gerente, tendrán voz, pero no voto en las deliberaciones.
ARTICULO 20º. PRESENTACION DE PROYECTOS. Los Directivos están en facultad de presentar proyectos, programas e iniciativas específicas a consideración de la Junta, pero no serán estudiadas en la sesion en que se presenten, exceptuando las proposiciones que hagan referencia con algún punto del Orden del Día. Corresponde al presidente en estos eventos, designar una comisión especial para que la estudie o solicitar al Gerente su consideración y concepto a fin de que se evalúe y considere detenidamente en la sesión siguiente o en aquella que a juicio de la presidencia sea pertinente.
ARTICULO 21º. RESERVA DE LOS ASUNTOS TRATADOS. Los miembros de la Junta Directiva, el secretario y las demás personas que asistan a la reunion, están obligadas a guardar discreción sobre los asuntos que sean tratados en dichas reuniones.
ARTICULO 22º. ACUERDOS Y RESOLUCIONES. Las decisiones de la Junta Directiva, se expresan en Acuerdos, Resoluciones y otras disposiciones.
Los Acuerdos serán decisiones de carácter general, con vigencia permanente y versarán sobre reglamentaciones fundamentales del Fondo de Empleados de COOPIDROGAS, serán discutidos en dos (2) debates, celebrados en fechas diferentes.
Las Resoluciones corresponden a decisiones particulares y por medio de ellas se desarrollarán y reglamentarán los Acuerdos; serán discutidas y aprobadas en un solo debate.
Los Acuerdos y Resoluciones serán presentados formalmente y redactados de conformidad con las normas legales y estatutarias vigentes y técnicas jurídicas legalmente aceptadas.
Las demas decisiones que correspondan al giro normal de las operaciones no tendrán las formalidades anteriores y bastará con que ellas aparezcan registradas en Actas de la Junta Directiva.
ARTICULO 23º. ACTAS. Las Actas de las reuniones que redactará el secretario, contendrá por lo menos los siguientes puntos:
1- Lugar, fecha y hora de la sesión
2- Conformación del quorum
3- Nombres y apellidos de los Directivos asistentes y ausentes y de las demás personas que concurran a la reunion.
4- Registro de las correspondientes excusas
5- Relación clara y sucinta de todos los aspectos tratados, de las constancias y proposiciones presentadas y la forma como fueron evacuadas.
6- Decisiones aprobadas, con el voto a favor, en contra o en blanco, con su texto literal cuando se trate de Acuerdos y Resoluciones especiales.
7- Hora de clausura de la sesion.
PARAGRAFO: Las Actas serán firmadas por el presidente y secretario de la sesión en que fueron consideradas y aprobadas.
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
ARTICULO 24º. PRESENTACION DE EXCUSA POR NO ASISTENCIA. Por regla general, el miembro principal de la Junta Directiva que no pueda concurrir, debera informar con la debida anticipación al Secretario o al Gerente explicando las razones que lo asisten.
Cuando sobrevengan hechos intempestivos o de fuerza mayor, que impidan presentar anticipadamente la excusa, esta deberá presentarse en la sesion siguiente para su consideración.
ARTICULO 25º. COMITES. Los Comités especiales establecidos en los Estatutos o creados por decisión de la Asamblea General o de la Junta Directiva, aplicarán en lo pertinente, para sus deliberaciones, las normas contenidas en el presente Reglamento.
ARTICULO 26º. MATERIAS NO REGULADAS. Las materias y situaciones no reguladas en el presente Reglamento, así como las dudas de interpretación, serán resueltas por la Junta Directiva con el voto favorable de por lo menos las dos terceras partes (2/3) de los asistentes.
Este reglamento fue aprobado con el voto favorable de la totalidad de los miembros de la Junta Directiva, sin votos en contra o abstenciones en la reunión llevada a cabo el día (15) de diciembre del año dos mil dieciocho (2018).
El presente Reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias o equivalentes.
MARISOL ARIAS S. ANGELA HERNANDEZ G
Presidente Junta Directiva Secretaria Junta Directiva. C