REGLAMENTO DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA DEL FONDO DE EMPLEADOS DE COOPIDROGAS “FECOPI”
POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL COMITÉ DE EVALUACIÓN DE CARTERA
La junta Directiva del Fondo de Empleados de Coopidrogas, en cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y particularmente de las establecidas en Circular Básica Contable y Financiera 004 de 2008.
CONSIDERANDO:
1. Que para el Fondo de Empleados se hace necesario contar con un proceso para llevar a cabo la Evaluación de la Cartera de Créditos de Asociados que permita identificar, medir, monitorear y controlar los riesgos inherentes a la actividad financiera y proteger de esta manera el patrimonio de la entidad contra los efectos de una eventual ocurrencia de estos.
ACUERDA:
ARTICULO 1: CREACIÓN, NATURALEZA Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
Este comité será designado por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, con un mínimo de tres (3) y un máximo de cinco (5) personas, estará conformado por un directivo y funcionarios o asociados que tengan conocimientos técnicos sobre la materia (diferentes de los integrantes del comité de crédito), verificando en todo caso que cumplan condiciones de idoneidad personal o profesional y éticamente responsables.
ARTICULO 2: FUNCIONES DEL COMITÉ
Cumpliendo lo dispuesto en el numeral 3 del capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003 el Comité Interno de Evaluación de Cartera tiene como objeto, evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de créditos, de acuerdo con los criterios enumerados en el Artículo 4 del presente reglamento, introduciendo las modificaciones del caso en las respectivas calificaciones y provisiones cuando haya nuevos análisis o información que justifique dichos cambios.
Entre sus funciones están:
1. Elegir entre sus miembros por acuerdo unánime entre ellos un presidente, quien convocara a las reuniones con una antelación de tres días, coordinara las actividades y presidirá las reuniones; un secretario que será el encargado de llevar las actas del comité y un vocal que reemplazara al presidente o al secretario en caso de ausencia temporal.
2. Reunirse cuando el presidente del comité los convoque.
3. Evaluar semestralmente el riesgo de la cartera de créditos de conformidad con los criterios señalados en las resoluciones emitidas por la Superintendencia de Economía Solidaria.
4. Analizar y verificar la actualización de la calificación de los créditos por nivel de riesgo.
5. Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos.
6. Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas para la atención de la respectiva obligación.
7. Verificar la constitución de garantías y evaluar la idoneidad de las mismas y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico.
8. Verificar la existencia física de los títulos valores que respalden las obligaciones a cargo de los asociados y las medidas de seguridad para su adecuada conservación.
9. Verificar las acciones de cobro y el estado de procesos de cobranza.
10. Elaborar y suscribir el acta de cada reunión dejando constancia de esta, de los resultados y recomendaciones que se estimen convenientes debidamente firmada por el presidente y el secretario.
11. Presentar informes semestrales a la Junta Directiva con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito.
12. Conservar el archivo de los documentos relacionados con las evaluaciones realizadas.
13. Facilitar a los organismos competentes la información relacionada con la evaluación e informes sobre la cartera de crédito.
ARTICULO 3: QUORUM Y DECISIONES
Para sesionar y tomar decisiones, o emitir pronunciamiento con plena validez, es necesaria la asistencia de por lo menos dos (2) de los miembros del comité, por norma general, todas las decisiones o acuerdos se adoptarán por consenso de sus miembros. No obstante, si en algún caso no fuere posible lograrlo, se efectuará votación. En caso de efectuarse la reunión con asistencia de solamente dos (2) de sus miembros se requiere unanimidad.
ARTICULO 4: CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Las entidades a que se refiere la circular evaluaran la cartera de créditos con base en los siguientes criterios:
a. Capacidad de pago. Se actualizará y verificará que el deudor mantenga las condiciones particulares que presentó al momento de otorgarle el crédito, la vigencia de los documentos aportados, la información registrada en la solicitud de crédito y la información comercial y financiera provenientes de otras fuentes.
En el caso de proyectos financiados, se evaluarán además variables sectoriales y externalidades que afecten el normal desarrollo de estos.
b. Solvencia del deudor. Se actualizará y verificará a través de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. En el caso de los bienes inmuebles se debe solicitar la información de si estos se encuentran afectados con alguna de las garantías limitantes del dominio establecidas en el Código Civil.
c. Garantías. Se evaluará su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas y su valor comercial utilizando para el efecto estudios técnicos existentes en el mercado, realizados por personas o entidades idóneas. Con base en estos criterios, las organizaciones solidarias harán, la actualización del valor comercial de las garantías con una periodicidad anual.
d. Servicio de la deuda. Se evaluará el cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos;
entendiéndose como tales, cualquier pago derivado de una operación activa de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada.
e. El número de veces que el crédito ha sido reestructurado y la naturaleza de la
respectiva reestructuración. Se entiende que entre más operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor será el riesgo de no pago de la obligación.
f. Consulta proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la
organización solidaria vigilada.
ARTICULO 5: EVALUACION DE CARTERA DE CREDITOS
En los siguientes casos, la periodicidad con la que debe hacerse esta evaluación y eventual recalcificación será obligatoria:
1. La evaluación del riesgo crediticio de los créditos que incurran en mora de más de 30 días después de haber sido reestructurados.
2. En el caso de los créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los créditos otorgados a una misma persona exceda los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las entidades deberán efectuar las evaluaciones, como mínimo en los meses de mayo y noviembre y sus resultados se registrarán al corte del ejercicio de los meses de junio y diciembre respectivamente.
Las evaluaciones se deberán mantener a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante la vigencia de los créditos, la información que acredite y justifique los cambios de la calificación de un deudor a una de menor riesgo.
Si los resultados del cambio en la calificación dieran lugar a provisiones adicionales, estas deberán hacerse de manera inmediata.
Las evaluaciones de la cartera de créditos deberán presentarse la siguiente reunión de la junta directiva.
ARTICULO 6: CONTROL POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMIA SOLIDARIA
Sin prejuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que, de acuerdo con las normas previstas en la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003, realice cada una de las entidades, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto.
ARTICULO 7: CONFIDENCIALIDAD Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Tanto las actuaciones del Comité como órgano colegiado, como las de cada uno de sus integrantes, las decisiones que se adopten, la información a que tengan acceso y de la cual tengan conocimiento por razón de su función, son de estricto carácter confidencial y privilegiado, por lo cual no puede ser divulgada a personas naturales o jurídicas diferentes a quienes deban conocerla y siempre utilizando los medios y canales propios del fondo.
ARTICULO 8: ACLARACION DE DUDAS
Si se presentan dudas en la interpretación de este reglamento, o en su aplicación, que pueda ocasionar dificultad para el normal funcionamiento del Comité Evaluador de Cartera, estas serán sometidas al concepto de la Junta Directiva, para lo cual se le formulara la solicitud respectiva por escrito, indicando el motivo u origen de la duda a fin de que sea resuelta a más tardar en la reunión ordinaria siguiente de la Junta Directiva. En todo caso se tomará en cuenta las normas vigentes en especial las que guarden relación con la Circular Básica Contable y Financiera 0013 de 2003 en el capítulo II que da origen al presente Reglamento.
ARTICULO 9: VIGENCIA Y DIVULGACIÓN DEL REGLAMENTO
El presente reglamento entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación por parte de la Junta Directiva y debe ser entregado a cada uno de los integrantes del Comité interno de Evaluación de Cartera para su conocimiento y demás fines pertinentes.
Este reglamento fue aprobado con el voto favorable de la totalidad de los miembros de la Junta Directiva, sin votos en contra o abstenciones en la reunión llevada a cabo el día (15) de diciembre del año dos mil dieciocho (2018).
El presente Reglamento deroga todas las disposiciones que le sean contrarias o equivalentes.
MARISOL ARIAS S. WILLIAM AVILA VARGAS
Presidente Junta Directiva Coordinador Comité Evaluador C de Cartera
ANGELA HERNANDEZ G.
Secretaria Junta Directiva.